Wie zijn wij ?
Met deze privacyverklaring geven we u informatie over het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens
door onze motorclub ‘Echte Amicale MotorVrienden’ (verder EAMV).
EAMV is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij ?
De persoonsgegevens die wij verzamelen zijn contactgegevens, zoals uw naam en voornaam, adres, telefoon-
en/of GSM-nummer, e-mailadres en geboortedatum.
Wij verzamelen en verwerken geen gevoelige informatie (ras, geaardheid, religie, ...). Indien dergelijke
persoonsgegevens aan ons zouden worden verstrekt, zullen wij deze niet gebruiken en zullen wij deze direct
verwijderen.
We hebben deze gegevens nodig om uw lidmaatschap van EAMV of deelname aan de activiteiten of
evenementen van EAMV mogelijk te maken. Indien deze gegevens ontbreken is lidmaatschap van onze
motorclub of deelname aan de activiteiten of evenementen niet mogelijk.
Indien een niet-lid (bv. partner van een lid) aan een activiteit of evenement wil deelnemen, dan kan dit bij
uitzondering toegestaan worden. Er worden van dit niet-lid geen persoonsgegevens bijgehouden.
Op sommige activiteiten of evenementen die wij organiseren, zullen foto’s genomen worden. Deze foto’s
kunnen nadien gepubliceerd worden in de verslaggeving over onze activiteiten of evenementen en de website.
U kan ons steeds laten weten dat u niet wilt dat foto’s van uzelf of uw familieleden gemaakt worden.
Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens ?
Wij verkrijgen uw persoonsgegevens via uzelf wanneer u zich registreert als lid van EAMV of voor deelname
aan een activiteit of evenement van EAMV.
Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?
Wij gebruiken en verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden :
- voor het beheer van uw lidmaatschap van EAMV en het opvolgen van de betaling van het lidgeld,
- om u te informeren over onze activiteiten en evenementen, waarvan wij denken dat u hierin geïnteresseerd
zou zijn;
- om uw deelname aan één van onze activiteiten of evenementen te realiseren en bij het opvolgen van evt.
betalingen hiervoor;
- voor foto’s, genomen op één van de door ons georganiseerde activiteiten en evenementen: om te gebruiken
op onze sociale mediakanalen (website en WhatsApp-groepen van EAMV).
Wat is de juridische grondslag voor onze verwerking van persoonsgegevens ?
- Beheer van uw lidmaatschap van EAMV :
Wij gebruiken uw persoonsgegevens in de mate dat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de
overeenkomst die u met ons heeft gesloten of om, op uw verzoek, de noodzakelijke stappen te kunnen
zetten om tot een overeenkomst met ons te komen.
- Informatie, activiteiten en evenementen :
Wij verwerken uw persoonsgegevens ter behartiging van onze belangen om u
informatie te kunnen bezorgen of u te kunnen laten deelnemen aan onze activiteiten en evenementen.
- Foto’s :
Deze verwerken wij op basis van uw toestemming. U kan op ieder ogenblik uw toestemming intrekken.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens ?
Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden zonder uw toestemming, tenzij in bepaalde uitzonderlijke
gevallen. Deze uitzonderlijke gevallen zijn activiteiten of evenementen mede georganiseerd door derden. Denk
hierbij aan bv. uitstappen waar de mede-organisator toch enkele gegevens van u nodig heeft om alles in goede
banen te leiden.
Foto’s worden wel gedeeld met derden via onze sociale mediakanalen (website en WhatsApp-groepen van
EAMV).
Waar verwerken en bewaren wij uw persoonsgegevens ?
Uw persoonsgegevens worden door het bestuur van EAMV verwerkt en bewaard in een gedeelde Drive-
toepassing. Ook papieren versies zijn mogelijk, maar blijven bij de bestuursleden van EAMV.
Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens ?
Wij bewaren uw persoonsgegevens tot 5 jaar na het einde van uw lidmaatschap.
Persoonsgegevens in het kader van uw deelname aan een activiteit of evenement worden 5 jaar bewaard in
het archief van EAMV.
Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens ?
Uw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en
organisatorische maatregelen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen
verlies, toegang door onbevoegden of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.
Over welke rechten beschikt u ?
- U heeft steeds toegang tot en inzage in uw persoonsgegevens.
Om toegang te verkrijgen tot uw persoonsgegevens stuurt u een e-mail aan eamvbestuur@gmail.com; er
kan gevraagd worden om uw identiteit te bewijzen.
- U heeft altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten
verwijderen of recht te zetten.
- U heeft het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, een beperking van de
verwerking te vragen, uw gegevens te laten overdragen of om uw eerder gegeven toestemming voor een
welbepaalde verwerking van persoonsgegevens in te trekken.
Deze intrekking geldt dan uitsluitend voor de toekomst.
Bij de uitoefening van dit recht verzoeken wij u om duidelijk aan te geven tegen welke verwerking(en) u
zich verzet of welke toestemming u wenst in te trekken. We wensen u er wel op te wijzen dat het verzet
tegen bepaalde verwerkingen of het intrekken van uw toestemming voor bepaalde verwerkingen van uw
persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat u niet langer geïnformeerd zal worden of gebruik kan maken
van de door ons aangeboden activiteiten of evenementen, d.w.z. dat uw lidmaatschap vervalt.
Vragen ?
Indien u een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens, over de uitoefening van uw
rechten of over deze verklaring, dan kan u contact opnemen met het bestuur via e-mail :
eamvbestuur@gmail.com.
Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, of indien u opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van uw
rechten, of indien u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de
wetgeving, vragen wij u eveneens contact op te nemen met het bestuur.
Daarenboven bestaat het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dat de
Gegevensbeschermingsautoriteit :
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
+32 (0) 2/274.48.00
Hoe om te gaan met aanpassingen aan deze verklaring ?
Deze verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten en dit conform de
Algemene Verordening Gegevensbescherming. We moedigen u aan om periodiek deze verklaring door te
nemen om te weten te komen hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.
Deze verklaring kan u te allen tijde terugvinden op onze website : www.eamv.be/info.
Bij wijzigingen/aanvullingen aan het document zullen wij u hierover per e-mail informeren, met verwijzing naar
de website.
Verwerkingsverantwoordelijke,
EAMV Motorclub
Contactpersoon : Marc Wouters (Voorzitter)
GSM : +32 (0) 476/45.34.33
E-mail : eamvbestuur@gmail.com